GUIDE DES AG VIRTUELLES

La préparation d’une AG virtuelle peut être stressante. Vous naviguez, en quelque sorte, en territoire inconnu. C’est pourquoi la FECHIMM s’est penchée sur la question afin de proposer à ses membres des outils de réflexion et des conseils basés sur de la recherche et de l’expérimentation. La technologie et les solutions existent depuis quelques années déjà. Il suffit maintenant de les adapter à la réalité des coopératives d’habitation.

Ce guide ne se veut pas une recette pour l’AG virtuelle parfaite, mais il sera utile à ceux de nos membres qui veulent tenter l’aventure sans faire appel à un service payant. Il se peut que votre AG virtuelle ne soit pas parfaite — ce sera votre première —, mais, si vous prenez le temps de réfléchir aux points discutés dans ce document, vous arriverez sans en douter à vos fins.

AVIS IMPORTANT

Lorsque vous prévoyez faire une AG virtuelle, il est important de tenir compte du fait que l’autorisation de tenir des AG virtuelles pour les coopératives d’habitation est une mesure temporaire mise en place par le ministère de la Justice pour la durée de la pandémie de COVID-19.

La possibilité de tenir une AG virtuelle demeure sous réserve de la loi. Hors de ce contexte particulier, il faudra que tous les membres de votre coopérative soient d’accord avec la tenue d’une AG virtuelle ou d’une AG mixte afin de pouvoir tenir une telle assemblée.

Pour toutes questions à ce sujet, contactez la FECHIMM au 514 843-6929, poste 227 ou écrivez à conseils@fechimm.coop

Sommaire du guide :

  • PRÉPARATION DE L’AG
  • Monter une équipe
  • Choisir une technologie
  • Connaître la technologie choisie
  • Préparer l’assemblée
  • Communiquer avec les membres
  • PENDANT L’AG
  • Préoccupations techniques
  • Accueillir les membres
  • Commencer la réunion
  • Voter
  • CONCLUSION
  • Liste des ressources
  • PRÉPARATION DE L’AG

    Le mot d’ordre à respecter dans l’organisation d’une AG virtuelle est : préparez-vous !

    Avant de prendre quelque décision que ce soit, assurez-vous de respecter la Loi sur les coopératives et vos règlements de régie interne (RI). En tant que membre de la FECHIMM, vous pouvez avoir recours au service de la fédération en matière de gouvernance coopérative en écrivant ici conseils@fechimm.coop ou en appelant au 514-843-6929 poste 227.

    Monter une équipe

    Les rôles à distribuer pour la gestion de l’AG virtuelle sont :

    Présidence
    Son rôle diffère en virtuel seulement dans l’aspect technique. Il est donc préférable que votre président.e soit à l’aise avec la technologie que vous avez choisie pour conduire votre AG virtuelle.

    Réalisation
    Cette personne est responsable de gérer la plateforme technique de l’AG. C’est, en quelque sorte, le bras technique de la présidence. C’est elle qui contrôle les micros de ceux à qui la présidence aura donné la parole, les caméras, la diffusion les documents présentés en partage d’écran, etc. Afin d’assurer une certaine fluidité à votre AG, c’est la seule personne qui devrait pouvoir poser ces gestes.

    Si possible, prévoyez plusieurs écrans/moniteurs pour votre réalisateur.rice. Son travail sera grandement facilité s’il.elle peut ouvrir et voir plusieurs fenêtres à la fois.

    Support technique
    Cette personne répond aux billets techniques lors de l’AG. Elle s’occupe aussi d’accueillir les membres lors de leur connexion à l’AG en collaboration avec le réalisateur.rice (voir page x). Si la plateforme que vous avez choisie vous permet d’avoir plus d’une salle dans votre AG, la personne au support technique peut aussi en assurer la gestion (voir page x). Choisir la bonne personne pour ce rôle est essentiel au bon fonctionnement de votre AG. Ceci est d’autant plus vrai lorsque votre coopérative compte un grand nombre de gens peu habitués à la technologie informatique.

    Si possible, prévoyez plusieurs écrans/moniteurs pour votre support technique. Son travail sera facilité s’il peut ouvrir et voir plusieurs fenêtres à la fois.

    Scrutation
    Cette personne est utile (mais non essentiel) dans le cas de votes secrets afin de recueillir en privé les votes des gens qui assistent à l’assemblée via un téléphone non intelligent ou une ligne sèche. Il est possible de lui demander de signer une entente de confidentialité dans laquelle elle s’engage à garder confidentiels les votes recueillis. Il est recommandable de choisir un non-membre pour ce rôle si les sujets sur lesquels vous votez lors de l’assemblée suscitent la polémique.

    Le scrutateur.trice peut aussi aider l’équipe à enregistrer les participants à l’entrée de la réunion.

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    Choisir une technologie

    Assurez-vous que vos choix technologiques et que votre méthodologie permette à vos membres de s’exprimer lors de l’AG. Il existe plusieurs plateformes sur le marché ; certaines sont gratuites et d’autres sont payantes (vous pouvez consulter une liste de plateformes ici). Que la plateforme ait été créée pour la visioconférence ou le webinaire, les fonctionnalités auxquelles il est important d’avoir accès sont :

    Pour les gestionnaires d’assemblée

    • La possibilité de contrôler le son de tous les participants ;
    • La possibilité de contrôler les caméras.

    Pour les membres participants

    • La possibilité de manifester leur désir d’intervenir ;
    • La possibilité de se brancher via divers outils comme les téléphones intelligents, mais aussi les téléphones moins avancés technologiquement, voire les lignes sèches.

    Les fonctionnalités qu’il est intéressant d’avoir :

    Le vote
    Si une fonction de vote ou de sondage n’est pas disponible directement sur la plateforme choisie, vous devrez lui jumeler un système de scrutin en ligne (vous pouvez consulter une liste de services à la page x). Ceci risque toutefois de vous compliquer la tâche et peut occasionner des cafouillages en AG, voire des problèmes de compatibilité. Il vous faudra donc faire des tests de compatibilité. Nous recommandons toutefois fortement de choisir la plateforme la plus clef en main possible.

    Le partage d’écran
    Cette fonction est très utile pour les présentations, mais aussi parce qu’elle permet au membre de vivre une AG plus dynamique.

    Une fonction de clavardage

    Des sous-salles
    Les sous-salles sont utiles lorsque les votes doivent demeurer secrets et que vous avez des participants au téléphone. Grâce à elles, un scrutateur.rice ou encore le président.e pourra se retrouver seul à seul avec le membre et recueillir son vote.

    La possibilité de compter le quorum automatiquement

    L’enregistrement vidéo de la réunion

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    Connaître la technologie choisie

    Il est primordial d’apprendre à utiliser la technologie que vous aurez choisie. Il ne suffit pas d’avoir déjà participé à une réunion en visioconférence, il faut monter une équipe de gestion de l’assemblée et faire des tests. Chacun doit connaître et maîtriser son rôle pour le jour J.

    Il est, de plus, recommandé de faire au moins une session de pratique ouverte à tous les membres quelques jours avant l’AG afin de régler les problèmes susceptibles de survenir avec la technologie. C’est la personne que vous avez choisie pour assurer le support technique qui devrait animer ces sessions. Les personnes les moins à l’aise avec l’informatique devraient être fortement encouragées à y participer afin qu’elles se familiarisent avec le mode de connexion et de participation à l’AG virtuelle.

    Notez que la pratique devrait se faire avec les appareils et les connexions que vos membres comptent utiliser le jour de l’assemblée sans quoi, les problèmes que vous aurez réglés pourraient ressurgir au moment de l’AG.

    Enfin, tenez compte du fait que moins vous êtes familiers avec la plateforme que vous avez choisie pour conduire votre AG, plus il est important de la tester à l’avance. Ainsi, si vous réalisez que la plateforme est inadéquate pour vos besoins, il vous restera du temps pour élaborer un plan B s’il n’existe pas déjà.

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    Préparer l’assemblée

    La préparation de l’assemblée est un facteur antistress puissant. Il s’agit surtout d’adapter votre préparation normale au contexte virtuel. Le meilleur conseil à suivre est de ne rien laisser à la dernière minute et de bien communiquer avec vos membres.

    Simplifiez vos procédures, vos textes et vos documents relatifs à l’assemblée (tout en respectant votre règlement). Vous pouvez, par exemple, faire proposer et appuyer chaque point par des membres désignés à l’avance. Cette étape devrait être faite en collaboration étroite avec votre président.e d’AG.

    Assurez-vous de maîtriser les points qui seront abordés lors de l’AG et d’identifier les intervenants qui prendront la parole ou répondront aux questions. Dans le même ordre d’idées, nous vous recommandons très fortement de prévoir à l’avance qui assurera non seulement la présidence, mais aussi la prise de notes. Cela vous permettra de sauver du temps en assemblée, mais, surtout, leur permettra de se familiariser avec les particularités de leurs tâches en virtuel avant l’AG. Nous vous recommandons de faire appel à quelqu’un de l’extérieur pour la présidence. La FECHIMM peut vous aider à trouver une ressource.

    Prévoyez un mode de communication alternatif pour l’équipe de gestion afin de limiter le flot d’informations qui ne sont pas pertinentes pour l’AG en tant que telle et qui pourrait créer de la confusion.

    Nous vous conseillons de connaître le nombre de participants par téléphone non intelligent. Plus il y aura de gens qui ne pourront pas entrer leur vote via l’internet, plus il faudra prévoir de temps pour colliger ces votes au téléphone ou nommer des scrutateurs.trices.

    Essayez d’anticiper les problèmes techniques et assurez-vous d’avoir un plan B ou une procédure à suivre s’il en advient un. Assurez-vous aussi que votre support technique ait les compétences pour régler ces événements, qu’il ait les accès nécessaires et les bons outils pour intervenir. N’hésitez pas à louer un peu d’équipement ou même à engager un TI pour vous assister. La FECHIMM peut vous aiguiller si vous en avez besoin. Prévoyez un moyen de rejoindre tout le monde (ex. : texto) en cas de défaillance technique ou communiquez en amont une procédure connue par tous. Soyez proactifs et vigilants.

    Prévoyez une procédure de support technique qui peut inclure :

    • Un numéro de téléphone d’aide ;
    • Une adresse courriel pour soumettre un billet technique ;
    • Un service en ligne de création de billets techniques.

    Enfin, il est utile de préparer une feuille de route que l’équipe de gestion pourra suivre tout le long de l’AG. Cet outil devrait reproduire l’ordre du jour avec pour chaque point :

    • Le nom des présentateurs ;
    • Les documents à diffuser en partage d’écran ;
    • Les détails des tours de paroles ;
    • Le rappel des procédures de vote selon les différents appareils utilisés par les membres ;
    • Le rappel des modalités de prise de parole ;
    • Un petit guide de résolutions de problèmes techniques et sa procédure (en annexe) ;
    • La liste des membres de la coopérative ;
    • La liste des membres participants par téléphone (nom et numéro de téléphone).

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    Communiquer avec les membres

    Une clef importante pour le succès de votre assemblée, est de donner la possibilité à vos membres de se préparer. Il ne faut pas sous-estimer l’ambiguïté que peut ressentir quelqu’un qui n’est pas à l’aise avec la visioconférence.

    En ce sens, il est judicieux d’envoyer par courriel les documents nécessaires à la préparation de l’AG, mais aussi des documents servant à expliquer le mode de fonctionnement de l’AG virtuelle. Ainsi, avec la convocation et l’ordre du jour, vous pouvez envoyer :

    • Les modalités d’inscription à l’AG ;
    • Les procédures de connexion et d’accueil à l’AG selon le type d’appareil utilisé ;
    • Le fonctionnement de la prise de parole et du vote selon le type d’appareil utilisé sans oublier les téléphones non intelligents et les lignes sèches ;
    • Les mises en candidature, avis, convocations, ainsi que tous les documents inhérents à votre AGA ;
    • Un plan de déroulement comme complément à l’ordre du jour où figure le nom des intervenants principaux pour chaque point et le titre des documents s’y rattachant.

    Vous pourrez ainsi inviter les membres à réagir suite à la réception de l’ordre du jour et à poser leurs questions avant l’AG. Il est prudent de demander un accusé de réception de votre courriel afin de vérifier que tous les membres ont reçu votre documentation.

    PENDANT

    Préoccupations techniques

    Dans la mesure du possible, il est préférable d’accéder à l’assemblée via câble Ethernet plutôt que via WiFi. Il faut aussi avertir vos membres que l’utilisation d’une même connexion internet par plusieurs personnes à la fois peut nuire à la participation à l’assemblée virtuelle. Cet élément est particulièrement important pour ceux et celles qui ont une bande passante à faible rendement.

    Afin de se brancher sur la plateforme d’assemblée, il est généralement préférable d’utiliser Chrome, Firefox ou Safari. Les autres navigateurs sont le plus souvent non compatibles avec les services de visioconférence.

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    Accueillir les membres

    L’équipe de support et le CA devraient se connecter dans l’AG de 15 à 30 minutes avant l’heure de convocation. Vous aurez ainsi le temps de régler tout problème qui pourrait survenir à la dernière minute. Cela vous permettra de :

    • Tester les caméras ;
    • Tester le son ;
    • Tester votre système de votation. ATTENTION pour ce test, prévoyez une question test. N’utilisez pas votre questionnaire de vote officiel, car, dans la plupart des cas, les plateformes de votation ne permettent d’utiliser un questionnaire qu’une seule fois ;
    • Répondre aux questions de dernière minute.

    Invitez les gens à se brancher environ 15 minutes avant le début de l’AG. Il faut prévoir du temps pour vérifier les présences, basculer les participants vers la salle d’AG, aider ceux qui ont de la difficulté à se connecter.

    La vérification des présences devrait se faire au moment de l’arrivée des membres sur la plateforme comme vous le feriez en réel. Assurez-vous que tous ceux qui demandent à entrer dans la salle de réunion soient identifiables par leur nom complet de sorte que ce soit ce nom qui apparaisse dans la liste des participants de la plateforme (ex. : Julie Tremblay et non juju22). Il faudrait préférablement prévenir vos membres de cette exigence dans les consignes de connexion que vous aurez distribuées au préalable. Si votre plateforme vous permet de clavarder, vous pourrez demander, en privé via cette fonction, à ceux qui n’affichent pas leur nom complet de le faire. Certaines plateformes donnent aussi la possibilité aux animateurs de renommer les participants. Cette mesure vous permettra de vous assurer que seules les personnes invitées à l’AG y auront accès ; que vous avez quorum ; de faciliter l’attribution des tours de parole ; de faciliter la prise de notes pour la rédaction du PV.

    Il peut aussi être utile d’identifier les membres du CA et le personnel de gestion de l’AG pour les distinguer (ex. : CA — NOM PRÉNOM pour les membres du CA et P — NOM PRÉNOM pour le personnel). Cela facilitera l’attribution des tours parole et l’identification des intervenants.

    Pensez enfin à prévoir de la musique dans la salle de l’AG avant que la réunion débute. Vos membres comprendront que l’attente est normale.

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    Commencer la réunion

    Il est préférable de prévoir du temps au début de la réunion pour vous assurer que les gens sachent comment :

    • Lever la main virtuellement ;
    • Se mettre en sourdine et activer leur caméra vidéo ;
    • Clavarder ;
    • Contacter le support technique de l’AG.

    Avant de commencer, assurez-vous de lever les ambiguïtés sur la procédure. Bien communiquer sur la manière dont va se dérouler l’AG facilitera la participation démocratique et réduira les interruptions lors de l’AG par des membres en difficulté.

    Pour ce qui est de la prise de notes, sachez que la plupart des plateformes de visioconférence et de webinaire permettent d’enregistrer en son et/ou en vidéo la réunion. Si vous souhaitez utiliser cette fonction, assurez-vous que vos RI ou qu’une résolution en AG vous le permette. Il est recommandable d’aviser les membres au début de l’assemblée qu’elle sera enregistrée. L’enregistrement ne devra servir que pour les seules fins de rédaction du PV et accessible uniquement au secrétaire. Il devra ensuite être détruit.

    Pour aider vos membres à mieux suivre l’AG, vous pouvez utiliser la fonction de partage d’écran de votre outil de visioconférence. Vous pourrez y diffuser l’ordre du jour, un document de présentation, le budget à adopter ou tout autre sujet abordé pendant votre AG comme vous l’auriez fait en temps normal à l’aide d’un projecteur.

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    Voter

    Les façons de voter en ligne sont nombreuses (cliquez ici pour accéder à une liste de services). Nous vous recommandons d’utiliser une plateforme qui intègre cette fonction. Cela vous facilitera grandement la tâche.

    Préparez vos questions et testez-les dans votre système de sondage. La plupart des services de sondages n’acceptent qu’un nombre limité de caractères par question/réponse. Assurez-vous, à l’avance, que vos questions entreront dans l’espace réservé à cet effet dans les questionnaires. Évitez aussi les caractères spéciaux et émojis afin de réduire les risques de problèmes techniques.

    Afin de vous assurer que seuls les membres votent (en cas de présence de non-membres à votre assemblée), certaines plateformes permettent d’envoyer les non-membres dans une salle d’attente pour la durée du vote (cette fonction est disponible sur zoom notamment). Si vous le pouvez, assignez tous les non-membres à une sous-salle de réunion au moment de leur inscription en début d’assemblée et ouvrez cette salle chaque fois qu’un vote aura lieu. Lorsque vous lancerez le vote, seules les personnes présentes dans la salle principale pourront voir le sondage. Après avoir fermé le sondage, il vous suffit de fermer également la salle de réunion et tout le monde se retrouvera dans la salle principale.

    Cela dit, nous vous recommandons de limiter l’accès de non-membres à votre AG. Il y a déjà beaucoup à prévoir et à gérer en virtuel. Évitez de complexifier les choses davantage qu’il ne le faut, surtout pour votre première expérience.

    Notez qu’il est délicat de voter à travers le clavardage surtout pour les coops populeuses et sur les points controversés. Le clavardage est toutefois très utile pour proposer et appuyer des propositions.

    Prévoyez enfin un plan B en cas de problème technique de votre système de scrutin. Une autre façon de voter est d’utiliser les formulaires du type de ceux disponibles via Google, mais vous pouvez aussi utiliser les plateformes du type Doodle et autres.

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    CONCLUSION

    En conclusion, nous vous invitons à prendre votre temps. Prévoyez les ressources nécessaires pour adapter votre AG au virtuel et choisissez une date d’AG qui vous permettra de respecter les impératifs de la tâche à accomplir. N’oubliez pas de vous référer à votre RI.

    Si vous avez des questions, nous vous invitons à nous contacter. La FECHIMM offre à ses membres des conseils en ce qui a trait à la gouvernance des AG, à l’aspect technique et logistique des AG virtuelles. Elle peut enfin fournir des ressources ou un service clef en main pour la réalisation de vos AG virtuelles.

    Pour nous joindre ou pour demander un devis :
    514-843-6929
    info@fechimm.coop

    Liste des ressources

    Service clef en main de la FECHIMM
    La version PDF du guide des AG virtuelles
    Liste des plateformes et des services clef en main
    Liste des services de vote en ligne

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